Cliëntenonderzoek en meldingsplicht in het notariaat
Identiteit cliënt
Onderdanen van de EU/EER-landen en Zwitserland kunnen hun identiteit laten verifiëren aan de hand van een geldig nationaal paspoort, een diplomatiek paspoort of dienstpaspoort, een geldige Nederlandse identiteitskaart met pasfoto of een geldig rijbewijs met pasfoto waarvan de houder in Nederland woont. Andere personen kunnen hun identiteit laten verifiëren aan de hand van een geldig reisdocument of een geldig vreemdelingendocument als zij langer dan drie maanden in Nederland verblijven. Het vaststellen van de identiteit kan in overleg met de notaris ook door een andere beroepsbeoefenaar worden gedaan.
UBO’s van rechtspersonen
De identiteit van een cliënt-rechtspersoon, zoals een bv, een nv of een stichting kan worden vastgesteld aan de hand van een uittreksel uit het handelsregister. Dit kan zowel een uittreksel in fysieke vorm zijn als een uittreksel in elektronische vorm dat door de notaris zelf wordt aangevraagd. Ook alle personen die een belang houden van meer dan 25 procent in het kapitaal van een rechtspersoon of daarin op andere wijze feitelijke zeggenschap hebben, moeten bekend zijn bij de notaris en hun identiteit desgewenst laten verifiëren. Deze personen worden ook wel UBO’s genoemd, oftewel ultimate beneficial owners. Iedere rechtspersoon heeft ten minste één UBO, maar kan meerdere UBO’s hebben. Als er geen “echte” UBO is of als er enige twijfel is of de achterhaalde persoon de UBO is, wordt een persoon die behoort tot het hoger leidinggevend personeel van de cliënt aangemerkt als pseudo-UBO.
Meldingsplicht
Notarissen mogen op basis van hun beroepsregels vanaf 1 mei 2019 geen contante bedragen aannemen of uitbetalen boven € 2.500. Op grond van de Wwft geldt voor de notaris de verplichting contante betalingen te melden bij de FIU-Nederland. Met ingang van 25 juli 2018 geldt deze meldingsplicht voor contante betalingen van € 10.000 of meer, aan of door de notaris. Gezien het verbod in de beroepsregels zullen contante betalingen boven € 2.500 in principe niet voorkomen. De meldingsplicht geldt echter ook als de cliënt de contantennop een rekening van de notaris stort. Door de cliënt voorgenomen contante betalingen aan de notaris of gewenste uitbetalingen van € 10.000 of meer die niet worden uitgevoerd, moeten ook gemeld worden.
De notaris heeft geen meldingsplicht als eventuele (voorgenomen) ongebruikelijke transacties in een oriënterende bespreking ter sprake komen. Cliënten kunnen dan alles vrij met de notaris bespreken. De wettelijke verplichtingen gelden vanaf het moment dat de notaris een zaak daadwerkelijk in behandeling neemt en het duidelijk is dat de gevraagde transactie onder de wettelijke regeling valt. In dat geval is de notaris verplicht eventuele ongebruikelijke transacties als in de wet bedoeld bij de FIU-Nederland te melden. De notaris mag volgens de wet zijn cliënt niet van een melding op de hoogt te brengen.
